Najczęstsze błędy przy zakupie wody do firmy – czego unikać?

Odpowiednio zaplanowany zakup wody do firmy wpływa nie tylko na komfort pracowników, ale także na logistykę, budżet i wizerunek przedsiębiorstwa. Niestety, wiele firm – zwłaszcza na początku – popełnia błędy, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami, problemami z dostawami lub niską satysfakcją pracowników. W tym artykule pokazujemy najczęstsze pułapki i podpowiadamy, jak ich uniknąć.

1. Brak analizy realnych potrzeb

Wiele firm zamawia wodę „na oko”, bez wcześniejszej analizy zużycia. To prowadzi do dwóch scenariuszy:

• Zamówienie zbyt dużych ilości, które zalegają w biurze i zajmują cenne miejsce.
  
  

• Zamówienie zbyt małych ilości, co skutkuje częstymi brakami i koniecznością awaryjnych zakupów.
  
  
  

Rozwiązanie? Obserwuj zużycie wody przez pierwszy miesiąc, sprawdź, ilu pracowników rzeczywiście korzysta z zapasów i na tej podstawie ustal średnie zapotrzebowanie.

2. Pomijanie preferencji pracowników

Niektóre firmy zamawiają wyłącznie jeden typ wody – np. wyłącznie gazowaną lub tylko w butelkach 1,5 litra. Tymczasem:

• Część pracowników może preferować mniejsze butelki (0,5 l), które są poręczne i bardziej higieniczne.
  
  

• Inni mogą nie tolerować wody gazowanej i oczekiwać wersji niegazowanej.
  
  
  

Rozwiązanie? Przetestuj różne warianty – butelki o różnych pojemnościach, różne marki, wody gazowane i niegazowane. W naszej ofercie dostępne są wszystkie opcje, a zamówienia można elastycznie dostosować.

3. Zakupy bez faktury VAT

Kupowanie wody w sklepach detalicznych lub w marketach budowlanych często kończy się tym, że:

• Firma nie otrzymuje faktury VAT, tylko paragon,
  
  

• Nie można zaksięgować wydatku jako kosztu uzyskania przychodu,
  
  

• Odpadnie możliwość odliczenia VAT.
  
  
  

To błąd, który generuje straty podatkowe i niepotrzebne komplikacje księgowe. Korzystając z naszej platformy, masz gwarancję otrzymania prawidłowej faktury VAT wystawionej na firmę, z precyzyjnym opisem zamówienia.

4. Brak ustalonego harmonogramu dostaw

Zdarza się, że firmy zamawiają wodę tylko wtedy, gdy zapas się kończy. To powoduje:

• ryzyko przerw w dostępności wody,
  
  

• konieczność szybkich, kosztownych dostaw,
  
  

• brak przewidywalności w budżecie.
  
  
  

Lepszym rozwiązaniem są regularne dostawy – np. raz w tygodniu lub co dwa tygodnie – które można ustalić na stałe. U nas masz możliwość zaplanowania powtarzających się dostaw bez konieczności składania nowego zamówienia za każdym razem.

5. Przechowywanie w nieodpowiednich warunkach

Kolejnym błędem jest przechowywanie wody w miejscach:

• nasłonecznionych (może zmienić smak i temperaturę),
  
  

• zbyt ciepłych lub wilgotnych,
  
  

• trudno dostępnych dla pracowników.
  
  
  

Woda powinna być przechowywana w suchym, zacienionym miejscu, w temperaturze pokojowej. Należy też zadbać o to, by była łatwo dostępna – np. ustawiona w kuchni, recepcji lub specjalnym regale.

6. Brak komunikacji z pracownikami

Zakup wody to nie tylko logistyka – to także element dbania o zespół. Brak informacji o dostępności, miejscach przechowywania lub możliwości zgłaszania potrzeb może powodować frustrację.

Zadbaj o:

• czytelne oznaczenie punktów dystrybucji wody,
  
  

• informację o możliwości korzystania z wody dla gości,
  
  

• możliwość zgłaszania sugestii dotyczących wyboru marki, pojemności czy smaku.
  
  
  

To niewielkie zmiany, które znacząco wpływają na komfort i satysfakcję pracowników.

7. Wybór zbyt drogiego lub nieoptymalnego rozwiązania

Nie zawsze najdroższa marka jest najlepszym wyborem. Czasem wystarczy dobra, sprawdzona woda mineralna w przystępnej cenie, dostępna w dużych pakietach.

• Nasza oferta łączy jakość, rozsądne ceny i elastyczność dostaw.
  
  

• Dzięki szerokiemu asortymentowi możesz dobrać produkty idealnie dopasowane do budżetu i liczby pracowników.
  
  
  

Jak uniknąć błędów przy zakupie wody do firmy?

Oto najważniejsze zasady:

• Analizuj potrzeby zespołu i zapotrzebowanie,
  
  

• Ustal harmonogram dostaw,
  
  

• Pamiętaj o wystawianiu faktur VAT,
  
  

• Uwzględniaj preferencje pracowników,
  
  

• Zapewnij odpowiednie miejsce do przechowywania,
  
  

• Traktuj zakup wody jako część działań employer brandingowych.
  
  
  

Zakup wody do firmy to więcej niż tylko logistyka – to element kultury organizacyjnej, komfortu pracowników i dbałości o szczegóły.

Jeśli chcesz mieć pewność, że woda w Twojej firmie jest zawsze dostępna, zamawiana na czas i zgodnie z potrzebami – sprawdź naszą ofertę i wybierz rozwiązanie dopasowane do Twojego zespołu.